Ассистент-помощник руководителя.Административное сопровождение руководителя

Самый полный курс на рынке для помощников руководителя с выдачей диплома Государственного образца 260 часов продолжительностью 2,5 месяца. Тематические модули: этикет, работа с документами, тревел-поддержка, управление графиком руководителя и др.

Программа обучения
Курс «Программа профпереподготовки Ассистент-помощник руководителя. Административное сопровождение руководителя»
Наименование модулей

1. Ассистент как правая рука руководителя. функционал, навыки, требования
Функционал ассистента: что требуется на рынке труда? Бизнес-ассистент и персональный ассистент. Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя: как использовать профстандарт для построения своей карьеры и планов развития? Ассистент и право: перечень законов, обязательных к изучению. Конфиденциальность в работе ассистента. 10
2. Организационное сопровождение руководителя
2.1 Тайм-менеджмент в работе помощника.
Золотые принципы планирования времени: что внедрить прямо сейчас? Умные цели. Расстановка приоритетов. Формы планирования времени. 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя. Google Календарь, Microsoft Outlook. Функционал и полезные настройки
2.2 Организация телефонных переговоров.
Регистрация звонков. Перевод на руководителя, запись сообщения для руководителя. Этапы работы со входящими звонками. Стандарты телефонного общения. Работа с конфликтными абонентами. Активное слушание, техника вопросов.
2.3 Организация командировок руководителя.
Сбор информации: что уточнить, чтобы организовать поездку на 5+? Тревел-политика как подмога ассистенту: как внедрить? Программа командировки. Заказ авиабилетов, трансферов, отелей, страховок. Прикладные инструменты: сайты, порталы и приложения в копилку ассистента. Последние приготовления перед вылетом шефа. Чек-лист организации командировки с 0. Шаблоны программы командировки и таблиц для сбора отчетности о рейсах и др.
3. Имидж, деловой этикет и офисное гостеприимство
3.1 Имидж современного ассистента.
Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления. Составляющие имиджа человека и профессионала. Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу. Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде. Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?
3.2 Культура делового общения, речевой этикет.
Специфика делового общения. Что такое деловой этикет? Его основные правила. Как встречать и провожать гостей по офису? Ситуации знакомства и представления. Краткая деловая беседа Small Talk. Подходящие темы для Small Talk. Невербальные коммуникации: жесты/позы.
3.3 Основы протокола для ассистента.
Что такое протокол? Протокол, этикет и церемониал: отличия. Когда требуется соблюдать нормы делового протокола? Протокольная рассадка. Протокольные подарки: критерии выбора.
3.4 Офисное гостеприимство. Работа с посетителями и гостями.
Работа с посетителями: каким правилам и этапам необходимо следовать идеальному ассистенту? Знакомство с посетителем: как правильно представиться и принять визитную карточку? Угощение чаем, кофе, водой в офисе: есть ли важные нюансы? Схема идеальной сервировки чая. Порядок обслуживания гостей
4. Подготовка и протоколирование конферентных мероприятий
4.1 Подготовка совещаний, собраний и деловых встреч.
Роль секретаря-помощника на деловом мероприятии. Этапы подготовки совещаний, собраний, переговоров и деловых встреч. Почему на деловом мероприятии важна подготовка и идеальная организация? Повестка дня. Распространенные ошибки в написании повестки дня. Ошибки при организации и проведении совещаний. Составляем чек-лист подготовки к конферентному мероприятию
4.2 Протоколирование деловых мероприятий.
Полные и краткие протоколы: отличия. Оформление протоколов по ГОСТу. Обязательные реквизиты протоколов. Части протоколов: заголовочная часть, повестка дня, содержательная часть. Доведение решений протокола до исполнителей. Онлайн-протоколирование. Шаблоны кратких и полных протоколов
5. Организация работы с документами в приемной руководителя
5.1 Оформление управленческих документов по ГОСТ Р 7.0.97–2016.
Понятие Бланка документа и требования. Реквизиты Бланков документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Правила оформления Приказов, распоряжений, писем, служебных записок, актов, доверенностей.
5.2 Документооборот и контроль. организация работы с документами.
Входящие, исходящие, внутренние документы. Регистрация документов. Контроль за сроками исполнения документов. Виды контроля. Мероприятия по контролю исполнения документов. Этапы исполнения документов
6. Работа с информацией, подготовка материалов для руководителя
6.1 Digital skills: Полезные приложения для работы ассистента.
Облачные хранилища данных. Тренды в использовании облаков. Программы для совместной работы, работы с изображениями, управления финансами, создания интеллект-карт и др.
6.2 Подготовка информационно-аналитических материалов для руководителя.
Что такое визуализация как современный способ представления данных. Где брать картинки, графические элементы и инфографику? Где рисовать схемы?
6.3 Подготовка бизнес-презентаций в Power Point.
Принципы и рабочие схемы создания идеальных слайдов. Горячие клавиши, включение направляющих на слайдах, группировка фигур. Как располагать объекты на слайде для улучшения их читабельности?
6.4 Работа в программе Canva.
Функционал Канвы. Как создавать презентации в Канве. Работа с дизайном, текстами и шрифтами
6.5 Интеллект-карты (mind map).
Mind-maps в бизнесе: где используются? Основной функционал сервисов по созданию интеллект-карт
7. Взаимодействие с руководителем. Как создать идеальный тандем?
Правила создания эффективного тандема. Как создать «систему» для эффективной работы с шефом? Какие традиции внедрить? Как мотивировать шефа на обратную связь? DISC-типология для эффективной коммуникации с руководителем
8. Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками
Алгоритм выбора подрядчиков и поставщиков. Сбор информации до подписания договора. Как контролировать работу подрядчиков?
9. Управление по бизнес-процессам
Понятие «бизнес-процесс». Критерии к бизнес-процессам и их виды. Оптимизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы в работе помощника. Как и зачем описывать бизнес-процессы?
10. Управление знаниями. Как создать библиотеку знаний для помощника?
Что такое библиотека знаний и зачем она нужна? Какие инструменты себе создать, чтобы снизить количество ошибок в работе помощника? Чек-листы, памятки, таблицы и др.
11. Управление карьерой ассистента
Основы и секреты написания резюме. Как усилить свое резюме? Требования к тексту, фото, описанию опыта и др.
Подготовка к интервью с работодателем. Виды интервью
Английский в карьере ассистента. Полезные слова и фразы для делового взаимодействия. Как выучить язык малобюджетно?